وحدة مكتب ادارة المشروعات P.M.O.
فقد تم انشاء مكتب فنى قوى فى الشركة القابضة لمتابعة المشروعات التى تقوم بتنفيذها الشركات التابعة (PMO) يتكون من تخصصات مختلفة وانشاء وحدات مماثلة فى شركات المقاولات وذلك لإدارة منظومة عقود المقاولات بدءا من التعاقد مروراً بالتمويل وإدارة العقود وإدارة التكاليف وإدارة البرامج الزمنية والتعويضات والمطالبات وإنهاء الاعمال وتسليمها ابتدائياً ونهائياً واسترداد خطابات الضمان ومقارنة التنفيذ الفعلى بالمخطط وتفعيل فكرة الهندسة القيمية Value Engineering لتعظيم العوائد من المشروعات
تعتمد الفكرة الأساسية فى التطوير على :-
فى حضور السيد المهندس العضو المنتدب والرئيس التنفيذى للشركة القابضة تم عقد أول إجتماع فى شهر مارس 2021 للإعلان عن الإنطلاق وتأسيس وحدة مكتب إدارة المشروعات بالشركة القابضة والشركات التابعة وقد حرص سيادتة على الحضور الدائم لجميع الإجتماعات الشهرية الدورية على مدار عام كامل
تم عقد اكثر من 6 ورش عمل تم من خلالها تدريب الفرق على كيفية عمل البرامج الزمنية وتوحيد نمازج المتابعة للشركات ورفع الكفاءة الفنية لاعضاء فرق عمل ادارة المشروعات بالشركات.
تم الانتهاء من انجاز لوط 3 بتعارضات توسعات محور التعمير الدولى لشركة هايديلكو طبقا للوقت المخطط له وتم توجيه خطاب شكر للشركة من العميل وكذلك قيام العميل بإسناد مشروع جديد اخر للشركة بعد ظهور الشركة بصوره مشرفة وتحسين صورتها كما تم ولأول مرة تسليم المشرع بعد الانتهاء من تنفيذه مباشرة.
تم عقد 6 ورش عمل بمقر الشركة القابضة وشركة العبد وشركة حسن علام تم من خلالها رفع الكفاءة الفنية لاعضاء الفرق فى هذا المجال وتم تشكيل فرق عمل مختلطة من الشركات لدراسة وحل بعض المشاكل الحية التى تعانى منها الشركات مثل (فروق اسعار - تعديل قيمة عقد - مد مدة المشروع).
تم بفضل الله حل أهم ثلاث مشاكل من المشاكل التى عرضت على الفريق .
تم عقد 3 ورش عمل بمقر الشركة القابضة وشركة العبد وشركة حسن علام تم من خلالها رفع الكفاءة الفنية لاعضاء الفرق فى هذا المجال
1- توطين فكرة عمل قيمة تقديرية للمشروع 2- بدء تصميم نظام لمراقبة التكلفة 3- عمل برامج تدفقات نقدية للمشروعات 4- تحليل عناصر تكلفة المشروعات لمراقبتها 5- الربط بين مرحلة التسعير ومرحلة التنفيذ لكل مشروع
2- بدء تصميم نظام لمراقبة التكلفة
3- عمل برامج تدفقات نقدية للمشروعات
4- تحليل عناصر تكلفة المشروعات لمراقبتها
5- الربط بين مرحلة التسعير ومرحلة التنفيذ لكل مشروع
كان لورش العمل أكبر الأثر فى تدريب ورفع مهارات الكوادر ( بدون أى تكاليف على الشركات , ولا على الشركة القابضة ) حيث تولى فريق P.M.O. فى القابضة نقل الخبرات الى الشركات وقاموا بدور المحاضرين والمنسقين لورش العمل فى سابقة هى الآولى فى الشركة القابضة والشركات التابعة بالإضافة إلى تدريب وتوسيع قاعدة الإختيار للكفائات المؤهلة داخل الشركات
من الجوانب الايجابية لإنشاء وحدة إدارة المشروعات بالشركة القابضة عدم تحميل الشركات أى أعباء مالية مقابل أداء الخدمات المتخصصة , مقارنة ( بالمقابل المادى الضخم ) لأداء الخدمة عن طريق أى مكاتب استشارية من خارج الشركات.
كان من أبرز الصعوبات والتحديات هو تكوين فرق العمل نظراً لندرة الكوادر الفنية داخل الشركة ومن أجل توسيع قاعدة الإختيار ورفع الكفائة الفنية للكوادر الشابة بالشركات قام فريق عمل ال P.M.O. التابع للشركة القابضة بتصميم وتنفيذ برنامج تدريبي متخصص فى إدارة الوقت بإستخدام برنامج البريمافيرا ( مجانى ) دون تحمل الشركات لأى تكلفة وقد طلبت الشركات تكرار هذا البرنامج لما حققة من إستفادة ونجاح منقطع النظير
تنفيذا لتوجيهات رئيس مجلس الإدارة المهندس م/ هشام أنور أبو العطا بشأن تفاعل وحدة PMO مع المستجدات التى تؤثر على نشاط المقاولات من تحرير سعر الصرف مع نقص فى توافر الخامات وقرار رئيس مجلس الوزراء بتمديد مدة المشروعات فقد تم عقد ورشة عمل لفرق الPMO للشركات التابعة فى شركة إيجيكو لمتابعة ومناقشة هذة المستجدات وتأثيرها على المشروعات الجارية
بالرغم من أن هذا المشروع له طبيعة خاصة شديدة التعقيد ويعلمها الجميع ومع كل الظروف الصعبة والتحديات ونظرا لأن هذا المشروع القومى بمثابة طوق النجاة لجميع شركاتنا فقد كان لفرق عمل إدارة المشروعات دور مهم فى متابعة هذا المشروع الضخم بعد التنبيه على الجميع بضرورة التعامل مع الأمر الواقع وذلك عن طريق الأتى:-
1- تم عمل برامج زمنية لكل مشروعات حياة كريمة وهذا مالم يكن يحدث من قبل
2- تم وضع كميات تقديرية والعمل والتخطيط طبقا لما هو متاح من البيانات
3- يتم تحديث شهرى للبرامج الزمنية لكافة المشروعات
يتم عمل متابعة يومية دقيقة لهذا المشروع الضخم وموافتنا بكل المستجدات والمواقف
تم تطبيق فكر إدارة المشروعات على مشروع خط نقل كهرباء تابع لشركة هايديلكو وتم عمل الأتى:-
1- تم التعاون مع الشركة فى وضع برنامج زمنى للمشروع ومتابعة تحديثة اولا بأول
2- تم مساعدة الشركة فى عمل منحينات التدفقات النقدية للمشروع وفى حضور العضو المنتدب والرئيس التنفيذى للشركة مما كان له عظيم الأثر فى إنهاء المشروع وتسليمه فى الوقت المحدد وإرسال وزير الكهرباء خطاب شكر للشركة وتحسين صورة الشركه مما جعل سيادته يعدهم بإعطائهم أعمال جديدة
3- عمل التدفقات النقدية لمشروعات حياة كريمة المسنده الى الشركة وعمل موازنة كاملة لها فى حضور السيد المهندس العضو المنتدب والرئيسى التنفيذى للشركة والذى اثنى ثناءا كثيرا على مساعدتنا لشركته ودعمنا لها
1. تنفيذا لتوجيهات سيادتكم بضرورة إستكمال فرق العمل بالصورة الصحيحة وضرورة تفرغهم التام والذى يضمن أدائهم للمهام المطلوبة منهم على الوجه الأمثل
2. تقليل الفجوه بين فريق عمل مكتب إدارة المشروعات بكل شركة وقطاع التنفيذ بالشركة بحيث يشترك الفريقان فى عمل البرامج الزمنية ومتابعتها وإدارة المشروعات الجديدة بالطريقة السليمة
3. الإستمرار فى تقديم كافة الدعم الفنى والتدريب لجميع عناصر الفرق للوصول الى مجموعة من العناصر المدربة والقادرة على تحمل هذه المسؤلية الكبيرة
4. توطين لغة (Management) فى شركاتنا وتكون هى المنهجية وإسلوب التعامل مع جميع مشروعات الشركة
وبالرغم من كل الصعوبات والتحديات فمازالت فرق عمل إدارة المشروعات P.M.O تبذل قصارى جهدها تنفيذا لتوجيهات سيادتكم فى إدارة المشروعات الجديدة إداراة واعية رشيدةعلى قدر المستطاع والمتاح من البيانات والمعلومات والموارد